Welche Vorteile bietet ein Online Geschäftskonto mit Buchhaltungsintegration für Unternehmer*innen?

In Deutschland sind Kapitalgesellschaften wie die AG oder GmbH gesetzlich verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen und zu führen. Für alle anderen Rechtsformen besteht keine gesetzliche Regelung. Dennoch entscheiden sich auch hier die meisten UnternehmerInnen für ein Firmenkonto. Denn ein gutes Konto kann viel mehr als nur Einnahmen und Ausgaben verwalten. Ein gutes Online Geschäftskonto verbindet das gesamte Finanzmanagement eines Unternehmens und entlastet die Unternehmensführung. Angefangen bei der Kontoführung und der Finanzierung mithilfe von Krediten über die Buchhaltung bis hin zu vorbereitenden Arbeiten für die Steuer.

Trennung von beruflichen und privaten Zahlungen

Wer in die Selbstständigkeit startet, wird schnell feststellen, wie sehr er sich den organisatorischen Aufwand mit einem Business Konto erleichtern kann. Es beginnt bereits mit der sauberen Trennung von privaten und geschäftlichen Transaktionen. Zum einen behalten Sie immer den Überblick über Ihre geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben. Das heißt, Ihr erwirtschafteter Umsatz deckt Ihre Kosten und Sie verzeichnen darüber hinaus auch Gewinne. Zum anderen erleichtert die Trennung Ihnen die Buchhaltung sowie vorbereitende Arbeiten für Ihre Steuererklärung. Voraussetzung ist, dass Sie sich bei der Wahl Ihres Online Geschäftskontos für einen Anbieter entscheiden, der die Anforderungen von Unternehmen an modernes Business Banking kennt. Einer dieser Anbieter ist das Berliner Fintech Penta. Das Start-up kennt die Anforderungen aus eigener Erfahrung und bietet seinen Kunden entsprechende Lösungen und Funktionen mit echtem Mehrwert an.

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Automatisierte Buchhaltung

Was wäre, wenn sich Ihr Online Geschäftskonto über eine integrierte Software automatisch mit Ihrer Buchhaltung synchronisieren würde? Sie sparen eine Menge Zeit und Aufwand, Buchungen manuell eingeben zu müssen. Wie das funktioniert? Viele Banken und Finanzdienstleister wie Penta arbeiten mit verschiedenen Anbietern für Buchhaltungsprogramme zusammen. Über eine Schnittstelle verbinden Sie Ihr Geschäftskonto mit der Software Ihrer Wahl und schon synchronisieren sich ihre Umsätze automatisch. Ihre Einnahmen und Ausgaben werden zudem steuerkonform verbucht. Mit zusätzlichen Funktionen erleichtern Sie sich die Arbeit und schaffen Ordnung in Ihrer Buchhaltung.

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Belege scannen

Auf Geschäftsreisen, bei einem Mittagessen mit Ihren Kunden oder Besorgungen für Ihr Unternehmen fallen jede Menge Belege an. Spätestens am Ende des Monats machen Sie oder Ihr Buchhalter sich daran, diese Belege den entsprechenden Buchungen zuzuordnen. Eine mühsame Arbeit – insbesondere, wenn Belege fehlen oder eine klare Zuordnung ohne Nachfragen nicht möglich ist. Diesen Schritt können Sie sich sparen, wenn Sie Ihre Belege nach Erhalt per App einscannen und kategorisieren. Vergeben Sie beispielsweise Kategorien für Reisekosten, Büromaterialien, Marketingausgaben oder für größere Projekte. So geht nichts verloren und bei Nachfragen durch Ihren Steuerberater oder das Finanzamt können Sie gezielt nach Belegen suchen.

Je nachdem für welchen Anbieter von Buchhaltungssoftware Sie sich entscheiden, unterstützen Sie zahlreiche weitere Funktionen bei der Buchhaltung. Zu den weiteren Funktionen zählen beispielsweise:

• Angebotserstellung
• Rechnungsstellung
• Rechnungen automatisch abgleichen
• Gutschriften erstellen
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen
• Dokumentvorlagen erstellen
• Kundenverwaltung
• Projektsteuerung
• Berichte zu BWA und Cashflow-Management erstellen
• Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) erstellen
• Gewinn-und-Verlustrechnungen (GuV) erstellen
• Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen und direkt an das Finanzamt übermitteln
• Steuererklärung erstellen
• Datentransfer an den Steuerberater
• Kapitalflussrechnung erstellen

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Individuelle Zugriffsrechte

Wer sich als Inhaber eines Unternehmens nicht selbst um die Buchhaltung kümmert, kann seiner Finanzabteilung zudem individuelle Zugriffsrechte für sein Online Geschäftskonto einräumen. So haben Ihre Angestellten jederzeit Einblick und Handlungsspielraum. Gleichzeitig profitieren Sie von der Entlastung. Rückfragen, Freigaben oder Prüfungen werden auf ein Minimum reduziert. Einen entsprechenden Zugang können Sie auch Ihrem Steuerberater einrichten. Das erleichtert Ihnen die Zusammenarbeit und spart Ihnen am Ende Zeit und damit Kosten für sein Honorar.

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Anfallende Finanzaufgaben mit Mitarbeiterkarten aufteilen

Als Inhaber eines Geschäftskontos seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zugriff auf dieses Konto zu gewähren, setzt natürlich Vertrauen voraus. Seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit ihren eigenen Mitarbeiterkarten auszustatten, erst recht. Die Vorteile überwiegen jedoch in aller Regel das Risiko, dass Ihr Vertrauen missbraucht wird. Darüber hinaus behalten Sie als Kontoinhaber jederzeit die volle Kostenkontrolle. Zum einen werden Sie über alle Umsätze auf Ihrem Geschäftskonto in Echtzeit informiert. Zum anderen setzen Sie für jede einzelne Karte individuell ein Limit fest. Zudem erhöht sich die Liquidität in Ihrem Unternehmen. Jede Karte verfügt über ein individuelles Zahlungslimit. Das heißt, mit der Anzahl der Karten in Ihrem Unternehmen erhöht sich das Ausgabenlimit für Überweisungen und Bargeldabhebungen.

Aber welchen Vorteil bringen Mitarbeiterkarten für Ihre Buchhaltung? Ganz einfach: Sie teilen die anfallenden Finanzaufgaben unter Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf. Wer über seine eigene Karte verfügt, nimmt eigenständig Zahlungen vor. Jeder ist entsprechend selbst dafür verantwortlich, die anfallenden Belege einzuscannen und zu kategorisieren. Denkbar wäre beispielsweise Führungskräfte, die ihr eigenes Budget verantworten, mit eigenen Karten auszustatten. Oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die häufig reisen. Der Vorteil: Ausgaben bestimmter Bereiche oder für ausgewählte Projekte lassen sich über die Karten leicht zuordnen. Und Rückerstattungen beispielsweise in Form einer aufwendigen Reisekostenabrechnung entfallen. Das entlastet Ihre Buchhaltung ganz enorm. Zudem haben eigene Mitarbeiterkarten auch Auswirkungen auf die Reisebuchung: Wer eine eigene Karte hat, nimmt Buchungen selbst vor und entlastet so die Reisestelle.

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Zahlungsströme trennen und Rücklagen mit Unterkonten bilden

Der gleiche Gedanke steht hinter der Möglichkeit, Unterkonten einzurichten. Unterkonten verfügen über ihre eigene IBAN und können somit für alle Vorgänge im Zahlungsverkehr wie SEPA-Überweisungen oder Daueraufträge genutzt werden. Der Nutzen von Unterkonten besteht darin, Zahlungsströme übersichtlich voneinander zu trennen. Alternativ nutzen Sie Unterkonten, um Rücklagen zu bilden. Entweder für wiederkehrende Zahlungen wie Versicherungsbeiträge oder Steuervorauszahlungen. Oder Sie sparen für eine größere Investition und legen dafür Gewinne, die sie nicht sofort reinvestieren, beiseite.

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Liquiditätsengpässe überbrücken

Trotz sorgfältiger Planung ist kein Unternehmen vor Liquiditätsengpässen sicher. Gut, wenn Sie über Ihr Online Geschäftskonto auch gleich unkompliziert Kredite beantragen können. Bei der Kreditvergabe arbeitet Penta mit iwoca über eine API-basierte Lösung zusammen, die es Kunden ermöglicht, komplett online und papierlos einen Firmenkredit zu erhalten. Die Integration der Schnittstelle erlaubt es dem Nutzer somit den gesamten Antragsprozess in digitalisierter Antragsstrecke, und schneller als bei klassischen Kreditvergabesystemen zu durchlaufen. Die ausgezahlten Beträge können jederzeit flexibel zurückgezahlt werden, wenn der Kunde sie nicht mehr benötigt. Zugleich können Kredite im entsprechenden Umfang auch wieder aufgestockt werden, damit sie bei kurzfristigem Bedarf dem Kreditnehmer schnell zur Verfügung stehen. Ob finanzieller Engpass und zusätzliche Liquidität für Investitionen: Sie geben einfach die gewünschte Kredithöhe, Laufzeit und den Zweck Ihrer Kreditanfrage an. Für die Kreditentscheidung werden üblicherweise Firmendaten, persönliche Daten und Finanzdaten wie Kontoauszüge, Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) oder Summen und Saldenlisten (SuSa) ausgewertet.

Hier schließt sich der Kreis zur integrierten Buchhaltung: Die notwendigen Dokumente erstellen Sie einfach über Ihr Buchhaltungsprogramm. Die Kreditentscheidung erfolgt schnell und unkompliziert innerhalb von maximal 48 Stunden. Bewilligte Gelder werden auf das Geschäftskonto überwiesen. So erhalten Sie sich jederzeit ihre Flexibilität und können Liquiditätsprobleme überwinden.

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Modernes Business Banking: Ein Konto, viele Vorteile

Was immer Sie auch vorhaben: Ein gutes Online Geschäftskonto unterstützt Sie bei ihrem gesamten Finanzmanagement. Anbieter wie Penta kennen die Anforderungen von Unternehmen an effizientes Business Banking und unterstützen alle Rechtsformen mit zahlreichen innovativen Lösungen und Funktionen bei der Kontoführung, Buchhaltung und der Steuererklärung.